برنامه ریزی اصل اول و لازم برای مدیریت و اجرای صحیح هر کار است. برای مراسم مهم و حساسی مثل عروسی که در آن باید موضوعات مختلفی را با حساسیت بالا پیگیری و اجرا کنیم، موضوع برنامه ریزی بسیار حیاتی و تاثیر گذار است.
به همین دلیل بسیاری از عروس و دامادها با هدف هر چه بهتر برگزار شدن مراسم عروسی شان و همچنین مدیریت درست هزینه ها، کار برنامه ریزی جشن و مراسمات مربوط به آن را به یک فرد متخصص با عنوان برنامه ریز عروسی واگذار می کنند. ما در این مقاله شما را با وظایفی که یک برنامه ریزی عروس بر عهده می گیرد و باید به بهترین نحو انجام دهد آشنا می کنیم تا بدانید در هر مرحله از فرد برنامه ریز چه انتظاراتی را می بایست داشته باشید.
انتظارات از یک برنامه ریزی عروسی :
مدیریت هزینه ها :
اولین و مهمترین کاری که یک برنامه ریز عروسی باید به بهترین شکل از پس آن برآید، مدیریت هزینه ها و صرف جویی در بودجه است به طوری که هزینه ها برای امور با اهمیت تر مصرف شود.
در ابتدای امر، برنامه ریز تمامی امور و فرآیندهای مربوط به عروسی را لیست می کند و سپس با اطلاع از میزان بودجه ای که شما در اختیار دارید، آن ها را اولویت بندی کرده و در صورتی که میزان بودجه کفاف اجرای همه امور را ندهد، موارد کم اهمیت را از لیست حذف می کند. در این زمینه او می بایست در جریان هزینه هر کدام از مراحل باشد و آگاهی کاملی نسبت به قیمت ها داشته باشد تا بتواند با برآورد هزینه ها امور را طبقه بندی و اولویت دهی کند.
انعقاد و کنترل قراردادها
طبیعتاً طی مراسم عروسی شما با طرف حساب های متعددی در زمینه های مختلف قرارداد می‌بندید و خدمات تخصصی دریافت می کنید. به عنوان مثال قراردادی که با تیم موزیک بسته می شود و یا قرارداد کاری با تیم فیلم بردار.فرد برنامه ریز با تسلط کامل بر چند و چون کار، می‌بایست بندهای قرارداد را چک کند و بر اساس تجربه ای که دارد همه چیز را بر اساس منافع شما پیش ببرد.
قطعاً در هر زمینه ای نکاتی وجود دارد که شاید شما در جریان ریز آن‌ها نباشید و رعایت نکردن و عدم توجه به آن‌ها در نهایت موجب متضرر شدن شما شود. لذا مسئول برنامه ریزی با در نظر گرفتن همه این جوانب، اقدام به انعقاد قرارداد می کند و سپس بر درست اجرا شدن هر بند از قرارداد نظارت دقیق خواهد کرد.
کنترل پیشرفت کارها
یکی از از وظایف مهم فرد برنامه ریز این است که در هر مرحله به شما بگوید چه کاری را باید انجام دهید و چه چیزی را باید بخرید. در واقع اگر کار ها در زمان مقرر خود انجام نشوند موجب بی نظمی و اخلال در سایر امور خواهند شد.
مثلا این که خرید لباس امری است که از هماهنگی های قبل از آرایش تاثیر می پذیرد. چون نوع و رنگ لباس می بایست با مدل و رنگ های آرایش هماهنگی داشته باشد پس اگر قبل از این که اطلاعات لازم در زمینه آرایش مورد نظرتان را کسب کنید اقدام به خرید لباس کنید، آن هماهنگی را از دست می‌دهید و ممکن است تناسب دقیقی که می بایست بین این دو برقرار باشد ایجاد نشود.
در نتیجه هر کدام از این فعالیت ها می بایست در زمان دقیق خود اجرا شود و این موضوع بر عهده فرد برنامه ریز است. این کنترل امور در روز مراسم نیز باید انجام شود و برنامه ریز باید مرحله به مرحله کارهای عروسی را چک کرده و اجرای هر کدام را در زمان درستش به شما یادآوری کند
مدیریت کردن مراسم عروسی
برنامه ریز عروسی موظف است که با تجربه خود مراسم عروسی را به نحوی که همه چیز به بهترین شکل پیش برود هدایت و مدیریت کند. اموری مانند ورود عروس و داماد و اتفاقاتی که باید قبل و بعد از آن بیفتد، هماهنگی های لازم با گروه موزیک نظارت بر کیفیت غذا و نحوه پذیرایی و همچنین هماهنگی بین تیم فیلمبرداری و عروس و داماد برای ثبت بهترین تصاویر.
همه و همه باید به شکلی مدیریت شوند که اولاً هیچ کدام از قلم نیافتند، همچنین هرکدام به بهترین شکل اجرا شوند. در چنین شرایطی عروس و داماد بدون استرس و با خیالی راحت از از لحظات بهترین شب زندگی خود لذت می برند چراکه کارها را به فردی کاردان و مجرب سپرده‌اند.
طراحی استایل مراسم عروسی
نحوه دیزاین و انتخاب استایل مناسب عروسی مانند گل آرایی، نوع تزیینات سالن، مدل لباس عروس و آرایش، مواردی هستند که باید به طور اختصاصی و بر اساس فرهنگ و سلیقه شما طراحی شوند. به طوری که با ایجاد یک هارمونی و هماهنگی بین تمامی آیتم ها، زیبایی‌های بصری مراسم افزایش یابد. این کار یکی از تخصص های لازم برای برنامه ریز عروسی است و انتظار می‌رود که آن را به بهترین نحو انجام دهد.
منعقد کردن قرارداد ها با کمترین قیمت
فرد برنامه ریزی باید دارای قدرت چانه‌زنی بالا باشد و بتواند خدمات عالی را با قیمت مناسب برای شما تهیه کند. یک برنامه ریز حرفه ای معمولاً بر اساس تجربه، گروه های مختلفی را شناسایی می کند که خدمات با کیفیت را با قیمت مناسب ارائه می کنند. لذا با گرفتن تخفیف از آن ها می‌تواند در مخارج عروسی شما صرفه جویی کند.
در دسترس بودن
مسئول برنامه ریزی می بایست همیشه در دسترس شما باشد و به تماس های شما پاسخ دهد تا بتوانید در مواقع ضروری از کمک او استفاده کنید. مخصوصاً در روز عروسی که ممکن است برای انجام هر کاری به هماهنگی با او نیاز پیدا کنید.
شناخت سلیقه عروس و داماد
همانطور که گفتیم فرد برنامه ریز عروسی مسئول انتخاب دیزاین اختصاصی عروسی شما است. بدیهی ست در وهله اول، عروس و داماد باید از زیبایی های مراسم لذت ببرند و همه چیز باب میل شان باشد. در نتیجه برنامه ریز باید برای انتخاب ها، سلیقه عروس و داماد را در اولویت قرار داده و در هر مرحله با پرسش از شما با نظر و سلیقه تان آشنا گردد.
تبلیغ نکردن برای یک موسسه خاص
مسئول برنامه ریزی باید تماماً در راستای منافع عروس و داماد کار کند و برای هر کاری چندین گزینه را پیش روی عروس و داماد قرار داده تا آن ها با توجه به سلیقه و بودجه خود یکی را انتخاب کنند. مسئول برنامه ریزی هرگز نباید نظر خود را در زمینه قرارداد بستن با یک گروه خاص بر عروس و داماد تحمیل کند.
همچنین ترجیحاً فردی را برای امور برنامه‌ریزی مراسم انتخاب کنید که سهام دار یک شرکت مانند آتلیه یا تشریفات نباشد. لذا می‌تواند بدون جانب‌داری بهترین گزینه ها را برای شما در نظر بگیرد. در انتها توصیه ما به شما این است که قبل از این که در یک زمینه با شرکتی قرارداد ببندید حتماً با مراجعه به فضای مجازی در جریان جدید ترین طرح ها و پیشنهاد ها قرار بگیرید و با اطلاعات کامل قراردادها را ببندید.
در این زمینه مسئول برنامه ریزی عروسی می تواند کمک زیادی به شما بکند اما این به این معنی نیست که شما نباید هیچ اطلاعاتی در زمینه برنامه ریزی و امور تخصصی مربوط به عروسی داشته باشید. بهتر است جدیدترین متدهای طراحی سالن و همچنین مدرنترین دیزاین های لباس عروس را ببینید و با چشمانی باز و آگاهی کامل، نسبت به انتخاب هر آیتم و بستن قرارداد اقدام کنید.
